Como ser mas productivo en el Trabajo

En Pichorradicas pensamos en la productividad de manera un poco diferente. No creemos en siempre «hacer todo lo posible» o tratar de sacar el máximo provecho de cada día. Por otro lado, pensamos que las personas o equipos que dedican menos tiempo a los detalles del trabajo y más tiempo al trabajo son los más productivos. Por ejemplo, asistir a reuniones de estado sin objetivos claros es una pérdida de tiempo. Debe centrar sus esfuerzos en hacer cosas como obtener la aprobación de proyectos sin tener que asistir a reuniones innecesarias.

Los equipos más exitosos son aquellos que saben lo que es importante y hacen un gran trabajo al respecto. Entonces, en lugar de dedicar tiempo a tareas menos valiosas, ¡se enfocan en hacer lo mejor que pueden!

La gente ha estado buscando maneras de aumentar su productividad en el trabajo. Hay pensamientos de que necesitas más tiempo para hacer más tareas, pero en realidad es todo lo contrario. Descubre cómo ser más productivo en el trabajo y reducir la cantidad de trabajo realizado simplemente siguiendo unos sencillos pasos:

Genera un ambiente laboral más sencillo

No importa dónde trabaje, en casa o en la oficina, su entorno tiene un gran impacto en su productividad y concentración. Cuando llegó la pandemia de COVID-19, cada vez más personas tuvieron que trabajar de forma remota. Esto puede haber sido difícil debido a la falta de un entorno con cierto ambiente.

Te aconsejamos que cambies de entorno y reduzcas las distracciones por todos los medios para que puedas centrarte en lo que realmente importa. Encontrar una manera de evitar las distracciones puede parecer una tarea imposible, pero se trata más de ajustar sus hábitos y estilo de vida, ya que hay muchos pequeños cambios que pueden ayudar. Ponga algunas buenas tácticas de ahorro de tiempo y ajustes ergonómicos. Con unos pocos cambios en su entorno de trabajo, puede eliminar las distracciones y crear el flujo de concentración perfecto. Tu trabajo mejorará enseguida.

Prueba diferentes estrategias para la gestión del tiempo

Como habrás notado, todos procrastinamos de vez en cuando. Puede ser excelente usar ese tiempo de manera productiva, como aprender más sobre la tarea en cuestión o tomar decisiones con nuestros pensamientos claros. Por otro lado, no puedes eliminar la procrastinación por completo. Si pasas todo el día trabajando, entonces no puedes pasar ningún tiempo relajándote. Debe crear tiempos establecidos para ello a lo largo del día para que pueda tener un equilibrio saludable y pasar suficiente tiempo en el trabajo.

La gestión del tiempo es una excelente manera de comenzar el día con la cabeza despejada y un buen plan para el día. También te ayuda a sentirte preparado y organizado para los desafíos que se presenten más adelante. Incluso planificar con anticipación puede ayudarlo a mantenerse enfocado. Hay muchas técnicas de gestión del tiempo que están diseñadas para ayudarle a aumentar la productividad. A continuación, hay una lista de algunas de esas técnicas:

• La técnica Pomodoro. Para comenzar a usar la Técnica Pomodoro, seleccione un temporizador que divida 25 minutos en intervalos para su trabajo. Ponte a trabajar con el temporizador y te avisará después de 25 minutos. Durante 25 minutos, concéntrese en su trabajo y luego tome un descanso de 5 minutos. Si puedes, haz alguna actividad física como ir a la cocina a tomar algo rápido. Si no, hay muchas distracciones en línea en forma de sitios web de redes sociales y aplicaciones de mensajería. Si repites este entrenamiento cuatro veces con 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso entre cada serie, después de la cuarta sesión de trabajo, ¡tómate un descanso de 20 a 30 minutos! ¿De dónde viene el término? La técnica se desarrolló originalmente en Italia, con relojes de cocina que parecían tomates. «Pomodoro» es la palabra italiana para tomate, por lo que tiene sentido que incluso ahora el nombre siga siendo válido.

• El principio de Pareto. El principio de Pareto, o la regla del 80/20, es un concepto de gestión simple. Establece que debe dedicar el 20% de su tiempo a las tareas más importantes, aquellas que constituirán alrededor del 80% de su trabajo. Por ejemplo, si dedica el 20 % de su tiempo a perfeccionar algo y eso representa hasta el 80 % de su tasa de éxito, entonces. Estará más concentrado y podrá realizar el trabajo importante más rápido revisando su lista de tareas, eliminando las que puede hacer rápidamente y abordando el 20 % que ocupa el 80 % de su tiempo.

• El método “Getting things done (GTD)”. El método GTD se conceptualizó por primera vez a principios de la década de 2000. Le permite dividir tareas que pueden parecer grandes o abrumadoras en partes más pequeñas y manejables. Una estrategia, conocida como el método GTD (Getting Things Done), es utilizar una lista de tareas pendientes. De esta forma podrás ver todo tu trabajo pendiente en un solo lugar. ¡Ya no tienes que priorizar y ocuparte de las cosas en tu cabeza!

• No lo dejes para mañana. La teoría de que primero debe hacer las tareas más complejas, ya que requieren la mayor parte de su atención, se conoce como el principio de la lista de tareas pendientes. Proviene de un modismo: «Si tienes que comer una rana, mejor hazlo a primera hora de la mañana». Esto significa que si algo es difícil de completar y toma mucho tiempo. Una vez que haya realizado los trabajos más difíciles, encontrará que el resto es mucho más agradable y fácil. Esto es similar a cómo nos sentimos después de terminar algo que no nos gustó y luego pasar felizmente a algo que disfrutamos más.

Reduce el trabajo rutinario

Las tareas rutinarias que requieren demasiado tiempo y poca importancia para la totalidad de su negocio pueden valer la pena invertir en humanos si está tratando de disminuir este estrés. Por ejemplo, mucho trabajo de oficina puede ser repetitivo y monótono (piense en tareas administrativas). Sea claro acerca de quién es responsable de qué y para cuándo. De esta manera, podemos trabajar en cosas más importantes en lugar de perder el tiempo en tareas improductivas.

Es importante reducir las tareas rutinarias para liberar más tiempo. Una plataforma central a la que todos puedan hacer referencia, conectarse y actualizar información es una buena manera de mejorar la colaboración y ahorrar tiempo. Si aún no está seguro acerca de cómo crear un sistema de referencia de equipo central, intente usar un software de administración de trabajo. Le ayudará a realizar un seguimiento de los gastos y proyectos para que no tenga que preocuparse por estar al tanto de todo.

Las herramientas de gestión del trabajo son vitales para cualquier equipo exitoso. Puede usarlos para estandarizar y centralizar todo, lo que significa que puede priorizar sus ideas más importantes sin dejar de prestar atención a todo. Olvídese de perseguir aprobaciones, ya que puede ver lo que sucede allí mismo en la interfaz. El uso de una herramienta de administración de proyectos para ayudar a realizar un seguimiento de las tareas le permite reducir el tiempo dedicado a enviar correos electrónicos y, en cambio, concentrarse en los aspectos más importantes de su trabajo. Esto puede ser útil para las empresas que tienen miembros del equipo en diferentes oficinas u otras razones por las que no pueden comunicarse constantemente cara a cara.

Aprovecha los momentos de mayor productividad

Así que has tomado la prueba «¿eres una alondra mañanera o un ave nocturna?». Esto significa que la productividad personal varía según la hora del día. Algunos de nosotros somos madrugadores, otros somos vespertinos/noctámbulos. Si sabe cuándo trabaja mejor, puede organizar su día para que sea lo más productivo y eficiente posible.

Una vez que haya identificado sus horas más productivas, intente bloquear el «tiempo concentrado» en su calendario. De esta manera, eliminará la necesidad de reuniones frecuentes e improductivas y podrá usar su tiempo de manera más efectiva. Cuando te enfocas en una tarea a la vez, no solo el proceso es más rápido sino que también es mucho mejor. Si desea bloquear su tiempo cuando trabaja en algo importante, puede hacerlo manualmente o usar una herramienta de administración de calendario como Clockwise que bloquea automáticamente su tiempo. En cualquier caso, ambos métodos pueden ayudarte a concentrarte en tareas más importantes.

No es raro que algunas empresas tengan días sin reuniones para concentrarse en aspectos importantes de su trabajo. Uno de esos días en nuestra empresa son los miércoles, lo que nos permite tener sesiones de trabajo profundas ese día. El trabajo profundo es efectivo porque no tienes que preocuparte por reuniones o distracciones. Si una sesión de trabajo profundo va bien, puede dedicar más tiempo a proyectos más prácticos y ahorrar tiempo.

Evita realizar varias tareas a la vez

Es un error común pensar que los humanos son capaces de concentrarse y hacer una cosa a la vez. Cuando intenta hacer dos cosas al mismo tiempo, su cerebro solo procesa la información para esas tareas juntas más lentamente: en lugar de hacer una cosa bien, termina haciendo ambas tareas bastante mal.

Para evitar la multitarea y ser más productivo, es importante concentrarse en una tarea a la vez. Asegúrese de tener suficiente tiempo para un trabajo profundo, en el que se concentre por completo en la tarea para la que está establecido y logre ‘fluir’. Solo trabajamos para ser felices. Esto significa que necesitamos encontrar el flujo. Cuando estamos en este estado, nuestro trabajo se vuelve más motivador y atractivo, con una experiencia mucho más agradable en general. El estado de flujo es realmente importante para hacer un trabajo creativo y no solo para hacer las cosas. Cuando está en el flujo, trabaja mucho más rápido y también produce un trabajo de mejor calidad. También se sentirá más comprometido con sus tareas.

Se ha descubierto que la multitarea es una forma menos efectiva de hacer las cosas. ¡Concéntrese en una tarea a la vez y se encontrará más productivo!

• Elimina las distracciones Bloquea todas las notificaciones de tus redes sociales e intenta alejarte lo máximo de tu teléfono.

• Antes de empezar, y para estar cómodo, asegúrate de haber comido algo y de ir al baño. También tenga un vaso de agua cerca en caso de que tenga sed o necesite algo para beber.

• Puede resultarle útil escuchar música mientras trabaja. Intenta reproducir música instrumental o canciones que estén en un idioma que no entiendas, ya que eliminan las distracciones comunes.

• Hay muchas cosas que puede hacer para que su trabajo sea más divertido cuando empiece a aburrirse. Por ejemplo, convierte cada tarea en una competencia personal o encuentra elementos recurrentes en tu trabajo e intenta asociarlos con una experiencia agradable.

Prioriza el trabajo importante

Comprender cómo su trabajo diario se conecta con los objetivos de la empresa o del equipo es una parte clave de la productividad efectiva en el trabajo. La claridad hace que sea más fácil abordar primero las tareas de alta prioridad. Aclarar quién hace qué y por qué también ayuda a los miembros del equipo a sentirse más seguros en su trabajo.

Si no tiene una forma clara de vincular sus tareas con los objetivos del equipo y de la empresa, puede ser difícil priorizar en qué concentrarse mañana. ¡El mejor consejo es el software para la gestión de tareas para que pueda ver fácilmente qué tareas vencen y cómo contribuyen a los objetivos a largo plazo! La gestión eficaz comienza organizando los objetivos e iniciativas de su equipo en un solo lugar. De esa manera, pueden priorizar su carga de trabajo y completar la tarea en cuestión de manera oportuna.

Reduce la cantidad de notificaciones

Eliminar las distracciones es vital para el enfoque, la productividad y la tranquilidad. Las «notificaciones» pueden ser una fuente de distracción, sin importar si son productivas o no. Los correos electrónicos, los mensajes de Slack, etc. podrían distraerlo del trabajo; mientras que las notificaciones de Facebook y las llamadas telefónicas son más personales y ocupan un tiempo precioso que podría dedicar a su negocio.

Una forma de ser más productivo es a través de estas herramientas de productividad. Estos le permiten posponer notificaciones, obtener notificaciones móviles desde su computadora y evitar distracciones con los modos «no molestar». No será interrumpido por distracciones por correo electrónico, mensaje de texto u otras notificaciones hasta que llegue el momento de su descanso.

Activar el modo «No molestar» les permite a los demás saber que desea concentrarse en su trabajo y es posible que no pueda responder sus mensajes. Las plataformas con la función «No molestar» informan a los miembros del equipo si se ponen en contacto contigo para informarte que no estás disponible. Puede usar la función No molestar para indicarle a su asistente que guarde los mensajes para usted hasta que esté menos ocupado o responda en un momento específico. Esto les permitirá evaluar con precisión cuándo es mejor para usted responder y desarrollar buenos hábitos que contribuyan positivamente a su trabajo.

Integra las herramientas de negocios

¿Sabía que el empleado promedio usa 10, 20 o incluso más herramientas por día? Con todo, pierden unos minutos tratando de encontrar los datos que necesitan entre ellos. Cuando necesita hacer su trabajo en un software pero las materias primas y el producto terminado están en otras aplicaciones, ¿no sería bueno si hubiera una aplicación que pudiera conectar los tres a la vez? Cuando tenemos que dedicar tiempo a obtener información, se reduce nuestra productividad.

Considere adoptar una fuente central de registros donde pueda integrar todas sus herramientas de trabajo. Esto le permitirá eliminar la información aislada y, en última instancia, aumentar la productividad. Un software de gestión del trabajo puede brindarle todos estos elementos esenciales y ayudar a su equipo a trabajar de manera más eficiente. Pone la comunicación en un solo lugar para que pueda ubicar el contexto necesario para el trabajo.

Automatiza el trabajo manual

Distribuir solicitudes, involucrar a otras personas y hacer un seguimiento del progreso son tareas que deben realizarse. Sin embargo, estos pueden ser realizados por usted o su equipo. Al dirigir un equipo o un proyecto, es fácil atascarse en tareas tediosas cuando en realidad debería dedicar su tiempo a un trabajo más importante y productivo.

Aprende a decir “no”

A veces es difícil decir que no cuando alguien te ofrece un nuevo trabajo. Pero la verdad es que no siempre es inteligente asumir otro proyecto. Puede ser más productivo a largo plazo si no siempre dice que sí. Las personas productivas saben cuáles son sus prioridades y las manifiestan manteniéndose enfocadas en lo que están haciendo y evitando la procrastinación.

Cuando sabe qué hacer y no necesita hacer nada más, puede concentrarse en contribuir lo mejor que pueda. De esa forma, su trabajo se enfoca en iniciativas de la empresa o metas importantes y se alinea con los planes de proyectos de la empresa. Lo que debe hacer es concentrarse en las actividades que son más relevantes para usted y su equipo.

Decir «No» de manera efectiva es una buena manera de ahorrar tiempo y esfuerzo. Asegúrate de reunirte en persona con tus compañeros de equipo para discutir cualquier expectativa por adelantado. Considere cómo podemos equilibrar expectativas como estas:

• Los equipos de gestión de control de cambios son estándar en la PMO. Identifican, documentan y autorizan cambios en tareas o proyectos. En un proceso de control de cambios, alguien podría enviar una solicitud de cambio. Esto podría incluir cambiar el alcance de su proyecto o actualizar la versión. Después de eso, los involucrados en el proyecto lo analizarían para ver cómo les afecta a ellos y a otros proyectos en línea. Una vez que se aprueba el cambio, puede comenzar a trabajar; sin embargo, debe aclarar cualquier duda antes de que esto suceda.

• Prueba los formularios de incorporación de trabajo. Ahorre tiempo al eliminar la necesidad de responder a los trabajos a través de diferentes canales mediante el uso de un formulario. Los formularios de incorporación de nuevos empleados pueden ayudar a simplificar el proceso para los nuevos empleados que envían solicitudes. Esto incluye la estandarización de la información de envío, como la prioridad, la fecha de entrega y más.

• Cuando un miembro del equipo u otra persona te pida ayuda con algo, asegúrate de tener claro cuáles son tus prioridades y cuánto tiempo quieres dedicarle. Si dice que sí, pero no tiene el ancho de banda para captar toda su atención, asegúrese de que sepan cuánto tiempo podrá dedicar a su solicitud. Al hacerlo,

• Puedes decir «ahora no» si no te sientes con ganas. Si se siente más cómodo más tarde, pospóngalos para un día más tranquilo cuando tenga más tiempo.

Prepárate para el éxito

Tan pronto como inicia sesión en su bandeja de entrada a primera hora de la mañana, parece que solo hay una lista interminable de correos electrónicos. De repente, tus habilidades de gestión del tiempo se van por la ventana y pierdes toda la mañana. Conectarse a un espacio de trabajo desorganizado puede ser muy agotador. Consume mucho tiempo y es una distracción que socava el trabajo profundo y la productividad.

Evite un lunes por la mañana con demasiado en su plato. Haz todo el día anterior y dedica unos minutos a revisar tu lista de tareas pendientes el domingo por la noche. Tener todo anotado te ayudará a saber qué trabajo está pendiente

Aumenta la claridad en el equipo

Establecer objetivos claros para un equipo y priorizar la visibilidad del trabajo en última instancia aumentará el rendimiento. En la economía acelerada de hoy, puede ser difícil concentrarse en lo que debe hacerse. El tiempo que dedicamos a buscar tareas y ejecutar consultas afecta nuestra productividad, por lo que puede valer la pena ocuparse primero del trabajo de alto impacto para lidiar mejor con todas las demás cosas que tenemos en el plato. Para poder equilibrar mejor su vida profesional y personal, debe poder colaborar con sus compañeros de trabajo de manera más efectiva.

Es más eficiente hacer esto con una herramienta de gestión del trabajo. Una herramienta de gestión del trabajo le permite manejar el flujo de trabajo de la organización y planificar lo que debe lograrse. Esto conduce a una mayor claridad y los equipos saben cómo pueden ayudar en cualquier momento. El uso de estas herramientas ayuda con una colaboración más eficiente y, a su vez, facilita una resolución de problemas más rápida.

Los equipos productivos son más eficaces cuando trabajan unidos

Para ser más productivos, los equipos deben compartir la claridad y la visibilidad de su trabajo. De esta forma evitan la desconexión y la duplicación de esfuerzos, que pueden ralentizar significativamente el timeline. Nuestros equipos con mejor desempeño son aquellos que pueden reducir la cantidad de tareas tediosas. Este tipo de tareas realmente pueden obstaculizar nuestro trabajo clave, por lo que es importante centrarse en ese aspecto y dedicarle tiempo.